Friday, October 15, 2010

Hàm VLOOKUP() và ứng dụng trong công tác lập dự toán trên Excel

Hàm VLOOKUP() và ứng dụng trong công tác lập dự toán trên Excel

Excel hỗ trợ một công cụ tìm kiếm và trả về giá trị rất hiệu quả nhưng không phải ai cũng khai thác nó được . Trong một nhóm các công cụ có chức năng như trên mà Excel hỗ trợ thì VlOOKUP() có lẽ là được nhiều người dùng hơn cả, với cú pháp khá khó hiểu đối với người mới học Excel, ta sẽ làm rõ nó trong bài viết này.

Hàm VLOOKUP

Chức năng: Hàm VLOOKUP là hàm dò tìm theo cột, sẽ trả về giá trị của một ô nằm trên một cột nào đó nếu thỏa mãn điều kiện dò tìm.

VLOOKUP("Trường cần lấy", "Bảng chứa các trường chọn dạng F4", "vi trị của danh sách trường cần lấy", "Cách sắp xếp 0/1");

Cú pháp hàm: VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,option_lookup)

- Lookup_value: là giá trị dùng để dò tìm, giá trị này sẽ được dò tìm trong cột đầu tiên của bảng dữ liệu dò tìm. Giá trị dò tìm có thể là một số, một chuỗi, một công thức trả về giá trị hay một tham chiếu đến một ô nào đó dùng làm giá trị dò tìm.

- Table_array: là bảng dùng để dò tìm, bảng dò tìm có thể là tham chiếu đến một vùng nào đó hay Name trả về vùng dò tìm. Bảng dò tìm gồm có Rj hàng và Ci cột (I,j >=1), trong đó cột thứ nhất của bảng dò tìm sẽ được dùng để dò tìm. ( thường chuyển về địa chỉ tuyệt đối bằng cách nhấn F4 để cố định vùng dò tìm, vùng dò tìm này phải bao các giá trị cần trả về, vùng dò được bắt đầu tại cột có giá trị dò tìm)

- Col_index_num: là số thứ tự của cột (tính từ trái qua phải) trong bảng dò tìm chứa giá trị mà ta muốn trả về. Col_index_num phải >=1 và <= số cột lớn nhất có trong bảng dò tìm, ngược lại hàm sẽ trả về #VALUE! hoặc #REF. ( số thứ tự này được xác định trong vùng dò tìm. VD vùng dò tìm C2:F10 nếu muốn giá trị trả về là cột C thì đánh 1, D đánh 2 ..nhưng không được vượt qua vùng dò tìm như trong ví dụ này không được vựơt quá 4)

- Option_lookup: là tùy chọn xác định kiểu dò tìm, có 2 kiểu dò tìm:

  • True hoặc 1 hoặc để trống: là kiểu dò tìm tương đối, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, nó sẽ lấy giá trị lớn nhất mà có giá trị nhỏ hơn giá trị dò tìm.
  • False hoặc 0: là kiểu dò tìm chính xác, hàm sẽ lấy giá trị đầu tiên mà nó tìm được trên cột đầu tiên trong bảng dò tìm. Trong trường hợp tìm không thấy, hàm sẽ trả về #N/A.

Ví dụ: Giả sử có một file đơn giá như hình 1

"

Hình 1

Và một bảng dự toán có các mã hiệu đơn giá có trong file trên như hình 2


Hình 2

Yêu cầu: Dùng hàm VLOOKUP( ) để điền đúng tên công việc, đơn vị, đơn giá vật liệu chính, vật liệu phụ, nhân công, máy thi công vào bảng trên.

Cách làm:

-Giả sử 2 file trên là 2 sheet của một file Excel

+ Bảng như hình 1 là sheet DLDV ( dữ liệu đầu vào)

+ Bảng như hình 2 là sheet DTCT ( dự toán công trình)

Sang sheet DTCT tại ô C6 ta đánh: =VLOOKUP(B6;DLDV!$A$3:$G$11;2;0)

Giả thích:

+B6: Giá trị để dò tìm ( dò theo mã AF.81141)

+DLDV!$A$3:$G$11: Vùng dò là vùng từ A3:G11 trong sheet DLDV

+ 2 : Cột cần trả về là cột 2 trong vùng dò. ( cột tên công việc)

+0 : tìm chính xác

Như hình 4, sau đó nhấn Enter

"

Hình 3

+ Tương tự tại ô D6 ta đánh hàm: =VLOOKUP(B6;DLDV!$A$3:$G$11;3;0) chỉ khác chỉ số cột (Col_index_num)=3

+Tại ô F6 ta đánh hàm: =VLOOKUP(B6;DLDV!$A$3:$G$11;4;0)

+Tại ô G6 ta đánh hàm: =VLOOKUP(B6;DLDV!$A$3:$G$11;5;0)

+Tại ô H6 ta đánh hàm: =VLOOKUP(B6;DLDV!$A$3:$G$11;6;0)

+Tại ô I6 ta đánh hàm: =VLOOKUP(B6;DLDV!$A$3:$G$11;7;0)

- Ta phải điền dữ liệu từ C6:I8 nên sau khi lập công thức như trên cho hàng 1. Để tính cho cả bảng tính từ C6:I8, ta bôi đen từ C6:I8 rồi nhấn Ctrl + D được kết quả như hình 5

"

Hình 4

Thursday, October 14, 2010

Phần V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN

Phần V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN

Tạo và sử dụng Electronic Business Card
a. Tạo các thông tin về bản thân

Để tạo một business card cho chính mình, chỉ cần tạo một số thông tin liên lạc cho mình. Trong mẫu liên hệ, bạn sẽ thấy loại thông tin liên lạc của riêng bạn. Outlook có những form để bạn ghi vào. Form này là business card của bạn. Nếu bạn có nhiều công việc khác nhau thì có thể tạo ra nhiều business card khác nhau nhằm thể hiện từng vai trò trong các Email khác nhau.

c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card

Các thông tin về bạn xuất hiện trên các Business Card được liệt kê trong hộp thoại Fields, (hình trên). Bạn có thể thay đổi các lĩnh vực đang hiển thị trên thẻ của bạn bằng cách thêm hoặc loại bỏ chúng khỏi danh sách.
1 Để thêm thông tin mới vào Business Card, bạn nhấn vào Add trong hộp thoại Fields, chọn các danh mục có sẵn và thêm thông tin vào.
2 Để xóa một lĩnh vực trên Business Card, bạn chọn lĩnh vực cần xoá, sau đó nhấn vào Remove trong hộp thoại .

d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card

Trong Business Card, bạn có thể thay đổi vị trí các lĩnh vực một cách dễ dàng.
Để di chuyển các lĩnh vực trong business card: chọn các lĩnh vực trong danh sách, và sau đó sử dụng nút Move Field UpMove Field Down (là các nút hình mũi tên) để di chuyển.
Như hình trên, để thay đổi vị trí giữa tên công ty và lĩnh vực ta làm các bước sau:
1 Chọn Edit Business Card trong Business Card.
2 Chọn Job Title sau đó nhấn lệnh Move Field Up
Ta thấy Actuary đã thay đổi vị trí với Humongous Insuarance

e. Điều chỉnh tất cả trong Business Card

Còn một công cụ nữa trong Business Card giúp ta điều chỉnh nội dung thông tin. Chọn Edit Business Card trong Business Card. Trong hộp Edit bạn có thể thay đổi các nội dung thông tin hoặc có thể trang trí cho Business Card của bạn.

f. Gửi Email có kèm theo Business Card

Sau khi đã tạo ra Business Card, bạn có thể sử dụng nó để chia sẻ thông tin liên lạc của mình với đối tác và bạn bè. Bạn thực hiện điều đó bằng cách đính vào Email. Dưới đây là một tóm tắt các bước thực hiện:
1 Từ một Email mới, bạn nhấn vào Business Card chọn Other Business Card.
2 Chọn Business Card từ danh sách.
3 Business Card xuất hiện trong Email trong hộp đính kèm dưới dạng file vcf. File đính kèm là ở định dạng vCard là tiêu chuẩn cho việc tạo và chia sẻ kinh doanh thẻ ảo trong Internet.

g. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký

Ngoài cách chèn Business Card vào Email bằng tay. Có một tùy chọn khác là chèn Business Card tự động bằng cách thêm nó vào mục chữ ký trong Email.
Để Business Card nằm trong một chữ ký, bấm vào nút Business Card và chọn thẻ của bạn từ danh sách. Bạn có thể chọn hiển thị kích thước khác hơn 100 phần trăm cho hình ảnh của thẻ, như được hiển thị trong hình.

h. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts

Chúng tôi đã thảo luận của hai phương pháp mà bạn có thể sử dụng để đính kèm của bạn Business Card đến một Email: đính kèm nó trên một Email tại một thời điểm bằng cách sử dụng nút Business Card, hoặc đính kèm nó vào Email bằng cách cho nó trong một chữ ký
Nếu bạn thay đổi các thông tin xuất hiện trong Business Card, cần thực hiện các bước sau:
1 Xóa kèm file có định dạng vcf từ Email. (hoặc xóa các thẻ từ chữ ký, nếu bạn đã sử dụng phương pháp đó).
2 Quay trở lại mục Contacts để thực hiện sửa chữa đó

i. Tạo khoảng trắng trong Business Card

Bạn có thể sử dụng khoảng trắng để tạo sự chú ý đến chi tiết quan trọng trong Business Card. Bởi khoản trắng sẽ tạo ra khoản cách các lĩnh vực với các mục quan trọng hơn. Trong một Business Card, bạn tạo khoảng trắng bằng cách chuyển các lĩnh vực Blank Line lên hoặc xuống.

Phần IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

Phần IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

1. Căn bản về Outlook Calendar
a. Tạo các mục trong Calendar

Có bốn sự lựa chọn khác nhau cho Calendar trong Outlook 2007.
Bạn có thể điều chỉnh trong Calendar về cuộc hẹn, các cuộc họp, sự kiện hàng ngày và nhiệm vụ. Bằng cách tạo ra các danh mục trong Calendar, thì người dùng sẽ sử dụng chức năng này rất hiệu quả cho công việc của mình.

b. Kiểm tra Calendar

Khi vào Calendar bạn có thể nhìn thấy những nhiệm vụ, lịch các cuộc hẹn hay các sự kiện mà bạn đã tạo ra trong calendar. Cách xem nhiệm vụ trong Calendar:
Nhấn vào biểu tượng lịch.
Click vào một ngày trên lịch, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ hoặc các cuộc hẹn mà bạn đã sắp xếp sẽ xuất hiện trên To-Do Bar.

Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển ngày tháng một cách dễ dàng:
1 Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem.
2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn.

c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar

Bởi vì các yêu cầu khác nhau, nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó.
Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian, do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian.
Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống như một cuộc hẹn. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những người khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu được gửi qua email.
Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. Không giống như một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện. Với một sự kiện, bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó.
Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian, bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày

d. Tạo các cuộc hẹn

Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bước sau đây:
1 Nhấp biểu tượng Calendar trong Outlook Bar.
Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn
2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình.
Form New Appointment xuất hiện.
3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn.
Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn, chẳng hạn như “Có hẹn với John, Microsoft”.
4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time.
Một lịch nhỏ xuất hiện

e. Tạo lịch cho các cuộc họp

Khi tạo lịch cho cuộc họp, các yếu tố cần phải có là thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp, trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ. Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những:
1 Địa điểm của cuộc họp
2 Tên của cuộc họp

f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo

Nếu sử dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi người, chọn một khoảng thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi người có thể tham gia bằng Email.

Để mời một số người tham gia hội thảo, làm như sau:
1 Chọn File > New > Meeting Request (hoặc nhấn Ctrl+ Shift+Q).
Form New Appointment mở ra.
2 Click nút Scheduling.
Trang Attendee Availability xuất hiện. Sử dụng trang Attendee Availability để mời những đồng sự dự một cuộc hội thảo.
3 Một danh sách xổ xuống xuất hiện.
4 Chọn Add from Address Book.
Hộp thoại Select Attendees and resources xuất hiện.
5 Click tên của một người mà bạn muốn mời dự hội thảo.
Tên bạn click được bật sáng để cho thấy bạn đã chọn nó.
6 Click nút Required hoặc Optional phụ thuộc vào việc sự tham dự của người đó có tầm quan trọng đối với cuộc hội thảo như thế nào.
Tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp Required hoặc Optional phụ thuộc vào nút nào bạn click.
7 Lặp lại các bước 5 và 6 cho đến khi bạn đã chọn mọi người mà bạn muốn thêm vào cuộc hội thảo.
Các tên mà bạn chọn xuất hiện trong hộp thoại Select Attendees and Resources
Bạn có thể chọn những bạn bè của bạn và bạn có thể chọn các cuộc hội thảo của bạn.
8 Click OK.
Hộp thoại Select Attendees and Resources đóng lại và các tên mà bạn đã chọn xuất hiện trong Attendee Availability List. Danh sách Attendee Availability cũng cho bạn thấy một sơ đồ về thời biểu của mỗi người để bạn có thể thấy khi nào mỗi người có thời gian rảnh.
9 Thời gian bạn chọn xuất hiện trong hộp Meeting Start Time nằm ở cuối danh sách Attendee Availability. Nếu bạn không thấy một khoảng thời gian mà mọi bạn mời dự cuộc hội thảo của bạn có sẵn, click nút Autopick NextOutlook sẽ tìm một thời gian hội thảo khả thi cho mọi người.
10 Click nút Appointment.
Trang Appointment xuất hiện với tên của những người mà bạn đã mời dự hội thảo trong hộp To nằm ở phần trên cùng của form.
11 Gõ nhập chủ đề của cuộc hội thảo trong hộp Subject.
12 Nhập bất kỳ thông tin khác mà bạn muốn những người tham dự biết về cuộc hội thảo.
Bạn có thể đưa vào địa điểm hoặc hạng mục.
13 Click Send.
Yêu cầu tham gia hội thảo của bạn được gởi đến thành phần tham dự.
g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra

Khi tạo ra một nhiệm vụ trong Calendar thì không cần phải được lập kế hoạch cho một thời gian cụ thể trong ngày. Bạn sẽ thấy các khu vực chung khi bạn nhìn vào trong lịch Tuần, Ngày thường xem nhất.
Ví dụ, nếu bạn có một số công việc cần phải làm, chỉ cần nhập công việc đó như là một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm tra nó. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành.

Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trước ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó.

h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook

Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian. Giúp bạn làm các công việc như: nhắc bạn về thời gian, giúp bạn làm được nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn…
Nói về thời gian, Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn cho người khác biết, để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ.

i. Hiển thị lại các nhiệm vụ

Các nhiệm vụ được nhập sẽ được hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn. Dưới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó.


j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ

Khi mở Calendar để xem các mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn trong đó. Ta có thể xem lại các chi tiết hoặc thay đổi nó. Để thay đổi ta làm các bước:
Nhấn double vào mục lục, bạn sẽ thấy một thông báo như một trong hình, sẽ có hai lựa chọn:
Open this occurrence: có thể xem hoặc thay đổi nội dung.
Open the series: có thể thay đổi thời gian của toàn bộ mục nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn này
Sau khi chọn Open the series để thay đổi, nhấn vào nút Recurrence sau đó chọn tab Appointment.

Không nên xoá mục nhập theo định kỳ.
Ta có thể điều chỉnh thời gian của của chu kỳ hiển thị mục nhiệm vụ đó.

k. Chọn cách nhắc nhở

Khi bạn tạo ra bất kỳ mục nào trong Calendar (Mục nhiệm vụ hoặc mục thông báo cuộc hẹn), một lời nhắc nhở được thiết lập tự động. Outlook sẽ thông báo cho bạn về cuộc hẹn và các cuộc họp 15 phút trước khi cuộc họp bắt đầu. Trong hình trên thể hiện các bước để thay đổi thời gian nhắc nhở cho bất kỳ mục lịch bằng cách mở các mục nhập và điều chỉnh các cài đặt trong hộp Reminder trên tab Appoiment.
1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó.
2
Chọn thời gian nhắc nhở
3
Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định.
Các sự kiện sẽ được nhắc nhở tự động, Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trước khi họ bắt đầu. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhưng bạn có thể sử dụng cùng một bước mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện.

l. Tô màu cho các hạng mục

Làm theo các bước sau đây để thay đổi màu của một hạng mục:
1 Click nút Categories và chọn All Categories.
Hộp thoại Color Categories xuất hiện.
2 Click hạng mục mà bạn muốn gán một màu mới.
Hạng mục bạn chọn được bật sáng.
3 Click nút Color.
Một hộp xổ xuống xuất hiện, hiển thị các màu mà bạn có thể chọn.
4 Chọn màu mà bạn muốn gán.
Màu mà bạn đã chọn xuất hiện thay thế cho màu cũ.
5 Click OK.
Hộp thoại Color Categories đóng lại.

2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc
a. Tạo một Calendar mới

Để tạo một Calendar mới bạn làm các bước sau: 1 Nhấn vào File chọn New
2 Sau đó chọn tiếp Calendar thì hộp thoại Crete New Folder xuất hiện.
3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK
4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar.

b. Quản lý các thư mục cá nhân

Sau khi tạo thêm các Calendar mới, các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo mô hình ở hình vẽ trên. Có 3 nhóm Calendar: My Calendars, Other Calendars, People’s Calendar.Muốn xem được lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trước tiêu đề của Calendar đó. Bên cột hiển thị sẽ thấy được toàn bộ thư mục trong Calendar đó.
Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar. Khi đó cột hiển thị sẽ thấy được tất cả các Calendar.
Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi

c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar

Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn được để ở hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. Bạn không nên làm cách này vì sao chép một cuộc hẹn từ Calendars này sang Calendar khác rất đơn giản: Trước hết bạn cho hiển thị cả hai Calendars, sau đó dùng phương pháp kéo thả, kéo thư mục chứa cuộc hẹn từ Calendar này và thả vào Calendar kia.

d. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane

Trước hết phải phân nhóm cho các Calendars mà bạn đã tạo ra theo tên của từng Calendar.
Trong hình trên thể hiện các bước để tạo một nhóm mới và cách di chuyển các Calendar:1 Trong Nagavition Pane nhấn vào Add New Group.
2 Nhập tên cho nhóm vừa tạo.
3 Dùng phương pháp kéo thả, kéo các Calendars bạn chọn đưa vào các nhóm vừa tạo ra.

Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ

Phần III: QUẢN LÝ HỘP THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ

1. Xác định kích thước hộp thư và làm giảm dung lượng
a. Dung lượng của Email

Một số dịch vụ email hoặc các nhà cung cấp hệ thống quản trị viên sẽ không cho phép bạn gửi hoặc nhận Email có dung lượng lớn, do vậy cần phải quản lý dung lượng của Email.

b. Dung lượng các ứng dụng trong Outlook

Khi hộp thư đạt đến giới hạn, thì Email sẽ bị giới hạn nhiều chức năng. Ví dụ: từ 90 MB bạn có thể có được một cảnh báo; từ 100 MB bạn có thể không còn có thể gửi email, và từ 110 MB bạn có thể không còn nhận email.
Outlook đặt ra một giới hạn 20 gigabytes (GB). Nếu hộp thư của bạn quá lớn, Outlook sẽ không cho phép bạn thêm bất cứ địa chỉ hoặc thêm dữ liệu nữa.

c. Xem dung lượng hộp thư

Để nhanh chóng tìm kích thước của hộp thư riêng của bạn, sử dụng cửa sổ danh mục chính để chuyển sang thư mục xem kích cỡ: nhấn vào mục Folder Sizes. Bạn có thể xem được dung lượng của các thư mục mà bạn đã lưu. Thông thường dung lượng được tính bằng kilobyte (KB). Các mối quan hệ giữa kilobyte, megabyte, và gigabyte là cùng một đơn vị đo lường, bạn có thể đổi các thông số đó với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte.
1.024 Megabyte = 1 Gigabyte.

d. Dung lượng của các Email

Các Email có kích cỡ khác nhau. Thông thường Email có đính kèm tài liệu thì có kích cỡ lớn
Dung lượng của hộp thư của bạn được xác định bởi kích thước của các thư mục. Dung lượng của thư mục được xác định bởi kích cỡ của các Email (và lịch cuộc hẹn, thông tin liên lạc, ghi chú, và như vậy trên) chứa trong nó. Một số phụ thuộc vào các file đính kèm trên các Email.
Kích cỡ trung bình cho một Email là khoảng 30 Kb. Như vậy dung lượng của hộp thư, Email được hạn chế được thiết lập bởi một quản trị hệ thống máy chủ. Bạn không thể thay đổi điều này trong Outlook.

e. Kiểm tra dung lượng các thư mục bằng Mailbox Cleanup

Bạn có thể xem dung lượng các thư mục trong Mailbox Leanup.Vào tab Tools Chọn Mailbox Cleanup. Thư mục mailbox Cleanup sẽ hiện ra.

f. Lưu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa

Sau khi xem qua dung lượng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lượng lớn thường bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần để lưu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thư. Bạn sử dụng Lưu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lưu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn.
Sau khi đã lưu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó.

Trước khi bắt đầu lưu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lưu để sau này người dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lưu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau:
1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm.
2 Nhấn vào biểu tượng Microsoft chọn Save As
3 Sau đó bạn chọn Save attachments.
4 Chọn đường dẫn để lưu tập tin, sau đó nhấp Ok

g. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thư

Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào thư mục Deleted Items.Khi xoá nhiều thì thư mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lượng, do đó cần phải làm sạch thư mục Deleted Items cũng như dung lượng của toàn hộp thư. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thư.
Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thư mục Deleted Items, bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Nhấp chuột vào các Email này, nhấn chuột phải chọn Delete.
Ngoài ra bạn có thể xoá vĩnh viễn các Email bằng lệnh. Bạn nhấn chuột phải vào thư mục Deleted Items chọn Empty Deleted Items Folder, chọn Ok. Vậy là tất cả các Email trong thư mục Deleted Items đã được xoá ra khỏi hộp thư của bạn.

h. Tác dụng của Junk Mail

Junk Mail có tác dụng lọc thư rác (Spam mail), giúp cho ta phân loại được thư rác như các thư quảng cáo, .... Junk Mail cũng là nơi chứa các thư rác đó. Junk Mail không muốn các Email rác nằm lẫn lộn với các Email cần thiết.
2. Tìm hiểu các tùy chọn khi lưu trữ thông tin
a. Căn bản về kho lưu trữ

Email tự động lưu trữ vào hộp thư cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sử dụng lệnh AotuArchive thì các Email sẽ từ hộp thư của bạn sẽ tự di chuyển vào thư mục, thư mục đó gọi là thư mục tự lưu trữ.
1 Để bắt đầu bạn chon Yes.
2 Email đang di chuyển vào trong hộp thư.
3 Và Email được lưu vào thư mục tự lưu trữ.
Thư mục con trong hộp thư sẽ được tự động tạo ra trong thư mục lưu trữ.
b. Quản lý các thư mục cá nhân

Khi lưu trữ bằng thư mục cá nhân, bạn phải tạo ra các subfolders, sau đó đưa các Email vào đó bằng phương pháp kéo thả (như hình vẽ minh hoạ). Lưu trữ bằng cách này có lợi thế là bạn có thể tổ chức lưu trữ theo ý mình.

3. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thư mục cá nhân
a. Lưu các email vào thư mục cá nhân

Bạn muốn có một thư mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đó tương tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thư mục cá nhân, bạn tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thư mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thư mục cá nhân này.

b. Cách tạo các thư mục cá nhân

Để sử dụng một thư mục tập tin cá nhân, trước tiên bạn cần phải tạo ra nó. Để tạo thư mục cá nhân bạn làm theo các bước sau:

1
Chọn file sau đó nhấn vào New chọn Outlook Data File
2 Bạn chọn tiếp Office Outlook Personal Folders (.pst).
3 Chọn OK, thư mục cá nhân của bạn đã được tạo ra như hình trên.

c. Cách chọn các subfolder trong thư mục cá nhân

Sau khi bạn tạo xong thư mục cá nhân, bạn có thể tạo thêm các thư mục con subfolder trong thư mục cá nhân. Bạn làm điều này từ Cửa sổ Danh mục chính:
Nhấn chuột phải vào thư mục Personal Folders chọn New Folder.
Đặt tên cho thư mục vừa tạo, nhấn OK.
Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thư mục cá nhân của bạn.

d. Di chuyển Email vào thư mục cá nhân

Sau khi bạn đã tạo xong các thư mục con trong thư mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thư mục con, bạn làm theo các bước sau:
1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder
2 Bạn chọn thư mục con trong thư mục cá nhân và nhấn OK.
Những cách khác để di chuyển các Email vào thư mục cá nhân là dùng phương pháp kéo thả.
Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thư mục con trong thư mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất hiện trong thư mục cá nhân.

e. Lưu trữ emai ra ổ đĩa

Thông thường bạn lưu trữ các Email vào thư mục cá nhân. Nhưng các thư mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lưu trữ các Email vào ổ đĩa.
Trong hình hiển thị công cụ Import and Export trong trình đơn File, đây là công cụ xuất Email ra ngoài ra và nhập Email vào trong Outlook.
Lưu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lưu toàn bộ hộp thư của bạn, thì bạn mới dùng công cụ này.

4. Lưu trữ các thư từ cũ
a. Làm quen với AutoArchive

1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thư tùy theo số ngày bạn chọn. (Và nếu bạn không thích AutoArchive, bạn có thể không chọn nó). 2 Số lượng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy.
Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào tab Tools chọn Options, nhấp chuột vào Other và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive.

b. Xác định Email cũ trong AutoArchi

Với AutoArchive, mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận được một thông báo kiểm tra. Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhận được thông báo kiểm tra, do AutoArchive được cài đặt mặc định. Sau khi di chuyển thì những Email đó được cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này.
Đối với một số người Email có vẻ cũ sau khi hai tuần, nhưng đối với người khác thì có thể là 2 tháng. Bạn là một được quyết định và bạn có thể làm được điều này trên một cơ sở cho mỗi thư mục nếu bạn muốn.

c. Lưu trữ email theo thời gian nhận

Lưu trữ tự động Email theo thời gian là di chuyển Email đến một thư mục kho lưu trữ khi nó đạt được tiêu chuẩn thời gian được xác định bởi các cài đặt mà bạn chỉ định trong hộp thoại AutoArchive.
Thời hạn xác định Email cũ là thời gian bạn chưa chạm vào Email đó. Hành động Forwarding , Replying, Replying to all, Editing and saving, Moving và Copying làm thay đổi thời gian của Email và do đó sẽ ảnh hưởng đến khi có Email được lưu trữ tự động.

d. Linh hoạt trong lưu trữ

Chức năng lưu trữ trong Outlook 2007 có tính linh hoạt rất cao. Bạn có thể làm điều đó bất cứ lúc nào và bạn không cần phải lưu trữ tất cả mọi thứ đối với chức năng tự động lưu trữ.

e. Các trường hợp ngoại lệ

Bạn không phải làm bất cứ điều gì trong việc tự động lưu trữ, nhưng nếu bạn muốn tùy chỉnh chức năng này, thì Outlook 2007 cho phép bạn thực hiện một cách dễ dàng. Bạn có thể thiết lập quy tắc lưu trữ trên một thư mục theo ý mình. Bạn cũng có thể loại bỏ toàn bộ thư mục là sự lựa chọn của bạn.
Bắt đầu bằng cách bấm chuột phải vào thư mục, nhấp chuột vào Properties, và chọn AutoArchive. Sau khi bạn chọn các cài đặt AutoArchive xong thì nhấn vào Apply thì xem như quá trình cài đặt được hoàn thành.

f. Thực hiện lưu trữ khi bạn muốn

Giả sử bạn lập biểu thời gian cho Email tự động lưu trữ là 2 tuần. Nhưng bạn muốn Lưu trữ Email ngay bây giờ thì chỉ với động tác cách nhấp chuột vào Archive trên trình đơn File, thì ngay lập tức Email sẽ được lưu trữ.

g. Lưu trữ Calendar

AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lưu trữ các Email. AotuArchive còn lưu trữ được các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thư mục trong nó. Và cũng giống như cách điều cỉnh cài đặt cho Email, bằng cách bấm chuột phải vào thư mục trong danh mục chính của cửa sổ và bấm vào Properties, bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt cho các Calendar hoặc các thư mục.

5. Truy tìm, lưu trữ, chia sẻ thư từ a. Sử dụng lại các Email đã lưu trữ

Cho dù bạn đang sử dụng các phương pháp lưu trữ trong Personal Folders hay trong các thư mục khác thì các Email cũng được lưu trữ dưới dạng tập tin PST trên máy tính. Bạn có thể lấy lại được các Email mà bạn đã lưu trữ. VD: bạn muốn lấy lại một Email cũ chứa thông tin về một khách hàng của bạn. Để lấy lại Email này, bạn cần phải mở tập tin PST và lấy lại.

b. Tìm Email từ thư mục cá nhân hay thư mục archive

Để tìm Email mà bạn đã được lưu giữ trong một file PST, bạn sẽ mở thư mục Personal Folders (thư mục cá nhân) hoặc thư mục Archive (thư mục lưu trữ) bằng cách sau:
1
Mở danh mục File chọn Open.
2
Chọn tiếp Outlook Data File, chọn Personal Folder.pst hoặc Archive.pst
3
Nhấn vào OK

Khi mở các thư mục được lưu dưới dạng file PST bân nên lưu ý. Một khác biệt lớn giữa file PST với các loại file khác là bạn không thể mở một tập tin PST bằng cách dùng chuột double-click vào file này. Nếu bạn thử, bạn sẽ thấy một thông báo tương tự với hình trên.

c. Đóng Archive Folder khi đã hoàn tất

Nếu có quá nhiều file PST mở tại một thời điểm sẽ làm chậm hiệu suất của Outlook. Nếu bạn không còn cần phải làm việc với các file của một PST, bạn có thể xóa nó khỏi danh mục chính của cửa sổ. Bạn làm điều này bằng cách bấm chuột phải vào nó và nhấn vào Close Archive Folders hoặc Close Personal Folder.

d. Copy file để sao lưu dữ liệu

Nếu máy tính của bạn hỏng, hoặc nếu bạn ít có cơ hội để kết nối internet, do đó phải lưu tập tin vào một nơi khác như trên một đĩa CD hoặc USB. Bạn có thể làm được điều này bằng cách sao chép một file PST. Bạn có thể di chuyển, sau đó sao chép file để một máy tính khác hoặc vào một đĩa CD.
Đây là một cách để tạo một bản sao của một PST: Bạn bắt đầu trong Windows Explorer để tạo một bản sao của tập tin. Bạn cần phải đóng Outlook trước khi copy.
1 Click chuột phải vào tập tin trong Windows Explorer và nhấn chuột vào Copy.
2 Di chuyển con trỏ đến các địa điểm mà bạn muốn dán các bản sao của tập tin, nhấp chuột phải và bấm vào Paste.
3 Kết quả: Các tập tin sao chép xuất hiện với phần đuôi là –Copy.pst để biết rằng đó là một bản sao.
Có một công cụ gọi là Outlook Personal Folders Backup Tool mà bạn có thể tải về để sao lưu file PST.
Nếu bạn đã sao chép của PST vào một đĩa CD hoặc thiết bị lưu trữ tương tự, bạn sẽ cần phải sao chép nó vào một máy tính khác trước khi sử dụng, vì Outlook không thể đọc thông tin đĩa CD.

e. Tìm file PST trên máy tính

Sau khi sao lưu một file PST và di chuyển đến một máy tính khác. Làm thế nào để tìm thấy file PST để sao chép vào Outlook. Trước hết cần phải đóng Outlook trước khi sao lưu. Để tìm kiếm các file PST:
1 Bước đầu tiên là nhấn vào tab File và chọn Data File Management.
2
Chọn tab Data File chọn tiếp Open Folder
3
Chọn file PST mà bạn muốn sao chép
4
Click OK

f. Các lỗi khi thao tác với file PST

Lưu trữ dữ liệu trong một file PST có thể có nhiều lợi thế. Tuy nhiên, nếu bạn không cẩn thận khi chuyển file, đổi tên, hoặc sao chép một file PST thì có thể gặp thông điệp lỗi như hình trên. Để tránh lỗi trên trong Outlook sau này, thì trước khi bạn di chuyển, đổi tên, hoặc sao chép một tập tin file PST, trước tiên đóng nó từ danh mục chính và sau đó đóng Outlook.

About Me

My photo
Định Tường, Yên Định, Vietnam
KakalosVinh45

Followers